Șef Birou Evidență Procese Verbale și Identificări Persoane

Nume - Prenume: LAURA ORHIDEEA GHEORGHIȚĂ
Adresa1: B-dul G-ral Ion Dragalina, nr.18
Telefon:  0357-445937
Program: Luni - Vineri, orele 08:00-17:00

Atribuţii șef birou:

  1. Organizează, planifică, îndrumă, conduce, controlează și răspunde de activitatea personalului din Biroul Evidență Procese-Verbale și Identificări Persoane;
  2. Răspunde de realizarea calitativă şi la termenele stabilite a lucrărilor repartizate Biroului Evidență Procese–Verbale și Identificări Persoane;
  3. Evaluează performanţele profesionale individuale ale personalului din cadrul Biroului;
  4. Elaborează şi revizuiește fişele posturilor pentru personalul din subordine, în condiţiile legii;
  5. Repartizează lucrări în mod echitabil şi în concordanţă cu importanţa postului, pentru personalul din subordine;
  6. Organizează şi coordonează activitatea de verificare a reclamaţiilor şi a sesizărilor adresate Biroului Evidență Procese-Verbale și Identificări Persoane, referitoare la atribuțiile specifice biroului;
  7. Întocmeşte rapoartele privind activitatea personalului din subordine şi îl prezintă şefului ierarhic superior;
  8. Avizează şi urmărește graficul concediului de odihnă al personalului din subordine, corespunzător normelor legale în vigoare şi programelor de activitate ale structurilor conduse;
  9. Realizează fişa de pontaj lunar pentru personalul din subordine;
  10. Analizează şi sprijină propunerile şi iniţiativele motivate ale personalului din subordine, în vederea îmbunătăţirii activităţii biroului;
  11. Asigură prezenţa personalului din subordine la pregătirea de specialitate, în conformitate cu tematica stabilită;
  12. Analizează lunar activitatea personalului din subordine;
  13. Urmărește respectarea normelor de conduită și disciplină de către personalul Biroului Evidență Procese–Verbale și Identificări Persoane;
  14. Cooperează cu alte autorităţi competente în vederea verificării, la cererea acestora, a unor date cu caracter personal, dacă solicitarea este justificată prin necesitatea îndeplinirii unei atribuţii prevăzute de lege, cu respectarea reglementărilor legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date;
  15. Cooperează cu serviciile publice comunitare de evidenţă a persoanelor pentru punerea în legalitate a persoanelor cu acte de identitate expirate şi a minorilor cu vârstă peste 14 ani, care nu au acte de identitate;
  16. Accesează Bazele de date, nivel consultativ, în vederea efectuării și comunicării persoanelor abilitate rezultatul verificărilor de date cu caracter personal;
  17. Coordonează întreaga activitate de evidenţă a proceselor-verbale răspunzând de respectarea întocmai a tuturor procedurilor legale şi a termenelor statornicite, în legătură cu procesele-verbale de constatare şi sancţionare a contravenţiilor;
  18. Constată contravenții și aplică sancțiuni pentru nerespectarea normelor legale privind domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, inclusiv asupra obligațiilor pe care le au persoanele prevăzute la art. 37 alin (2) din Ordonața de urgență a Guvernului nr. 97/2005 privind evidența , domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 290/2005, cu modificările și completările ulterioare;
  19. Constată contravențiile și aplică sancțiunile prevăzute la art. 10 lit. a), b) și c), potrivit Legii nr. 349 din 6 iunie 2002 (actualizată) pentru prevenirea și combaterea efectelor consumului produselor din tutun, modificată și completată de Legea nr. 15/2016;
  20. Operează date cu caracter personal, în vederea încheierii proceselor-verbale de contravenție, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;
  21. Cooperează în vederea verificării datelor cu caracter personal cu autoritățile administrației publice centrale și locale competente, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter  personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;
  22. Elaborează și asigură implementarea procedurilor de sistem și operaționale în vederea atingerii obiectivelor calității, propune măsuri de îmbunătățire a proceselor în care este implicat, asigură ducerea la îndeplinire a măsurilor colective inițiate la nivelul biroului, răspunde de calitatea informațiilor;
  23. Respectă procedurile de sistem și operaționale în vederea atingerii obiectivelor specifice biroului;
  24. Identifică, elaborează, actualizează activitățile procedurale din cadrul biroului, elaborează procedurile operaționale și fișele de proces (unde este cazul); gestionează revizuirea acestora ori de câte ori este nevoie;
  25. Completează chestionarul de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial pentru biroul coordonat, îl prezintă spre avizare directorului general și îl predă responsabilului SCIM din cadrul PMA, în vederea întocmirii situației sintetice;
  26. Asigură difuzarea și respectarea în cadrul biroului a normelor interne de conduită – codul etic, regulamentul intern, dispoziții, note interne etc. ;
  27. Elaborează fișe de post și rapoarte de evaluare a performanțelor profesionale individuale a personalului din subordine;
  28. Întocmește informări privind funcționarea Sistemului de Management al Calității în cadrul compartimentului coordonat, stadiul implementării măsurilor corective/preventive dispuse de managementul de vârf sau rezultate în urma auditurilor interne;
  29. Răspunde de asigurarea condițiilor de derulare a auditurilor planificate pentru biroul coordonat;
  30. Participă la auditul intern împreună cu persoanele nominalizate și prezintă toate datele solicitate de auditori în legătură cu obiectivul auditului;
  31. Inițiază și asigură realizarea acțiunilor corective/preventive rezultate în urma depistării de neconformități/posibilități de apariție neconformităților în cadrul biroului pe care îl coordonează;
  32. Asigură ducerea la îndeplinire a acțiunilor corective/preventive, la nivelul compartimentului coordonat, inițiate de managementul de vârf sau de RaC PMA;
  33. Propune măsuri de îmbunătățire a proceselor în care sunt implicați și inițiază acțiuni preventive;
  34. Difuzează în interiorul biroului toate documentele Sistemului de Management al Calității, utilizând numai reviziile/edițiile valabile ale acestora;
  35. Împreună cu RaC difuzează documentele actualizate în toate locurile unde a fost difuzat și documentul inițial și răspunde de distrugerea exemplarelor perimate ale documentelor actualizate;
  36. Întocmește și menține la zi o listă de evidență a documentelor elaborate intern;
  37. În cazul identificării unor dovezi în ceea ce privește existența unor posibile fraude, acte de corupție sau orice altă activitate ce poate afecta în sens negativ interesele majore ale PMA, aduce de îndată respectivele dovezi la cunoștința șefului ierarhic superior.

 

Atribuţii funcție execuție:

  1. Accesează Bazele de date, nivel consultativ, în vederea efectuării și comunicării persoanelor abilitate rezultatul verificărilor de date cu caracter personal;
  2. Cooperează cu alte autorități competente în vederea verificării, la cererea acestora, a unor date cu caracter personal, dacă solicitarea este justificată prin necesitatea îndeplinirii unei atribuții prevăzute de lege, cu respectarea reglementărilor legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date;
  3. Constată contravenții și aplică sancțiuni pentru nerespectarea normelor legale privind domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, inclusiv asupra obligațiilor pe care le au persoanele prevăzute la art. 37 alin (2) din Ordonața de urgență a Guvernului nr. 97/2005 privind evidența , domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 290/2005, cu modificările și completările ulterioare;
  4. Constată contravențiile și aplică sancțiunile prevăzute la art. 10 lit. a), b) și c), potrivit Legii nr. 349 din 6 iunie 2002 (actualizată) pentru prevenirea și combaterea efectelor consumului produselor din tutun, modificată și completată de Legea nr. 15/2016;
  5. Operează date cu caracter personal, în vederea încheierii proceselor-verbale de contravenție, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, cu modificările și completările ulterioare;
  6. Cooperează cu serviciile publice comunitare de evidență a persoanelor pentru punerea în legalitate a persoanelor cu acte de identitate expirate și a minorilor cu vârstă peste 14 ani, care nu au acte de identitate;
  7. Verifică activitatea responsabililor cărților de imobil, urmărind ținerea în actualitate a cărților de imobil conform art.37 alin.nr.2 din O.U.G. nr.97/2005;
  8. Verifică și soluționează sesizările și reclamațiile primite din partea cetățenilor municipiului Arad, legate de problemele specifice biroului;
  9. Înregistrează toate cererile și documentele în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări;
  10. Participă la identificarea riscurilor în cadrul serviciului și la evaluarea acestora;
  11. Ia cunoștință și implementează acțiunile prevăzute în Registrul de riscuri al serviciului unde lucrează;
  12. Respectă prevederile codului etic, ale regulamentului intern și ale celorlalte norme interne privind conduita în cadrul direcției;
  13. Ţine evidenţa proceselor-verbale (tipizate), le distribuie agenţilor constatatori prin înscrierea în registrul de evidenţă a acestora şi preia de la agenţii constatatori cotoarele proceselor verbale întocmite (ex. verde);
  14. Preia procesele-verbale (întocmite) de la reprezentanții serviciilor / birourilor / comparti mentelor operative, pe care le înregistrează în registrul de primire a acestora;
  15. Ţine evidența sancțiunilor contravenționale aplicate de polițiștii locali și de personalul împuternicit, prin introducerea tuturor datelor necesare în softul de evidență a proceselor verbale; verifică procesele verbale introduse de ceilalţi colegi de birou, în softul de evidenţă a proceselor verbale (în vederea depistării eventualelor greşeli de introducere a datelor);
  16. Pregătește comunicarea proceselor-verbale conform procedurilor legale: expediere la domiciliul/sediul contravenientului, afișare la domiciliul/sediul contravenientului, întocmirea adresei de solicitare sprijin-pentru afişare în alte localităţi etc.;
  17. Ţine evidenţa proceselor-verbale necomunicate şi se îngrijeste de comunicarea acestora în termenele legale prin întocmirea adreselor de solicitare - sprijin în vederea afişării şi expedierea acestora în alte localităţi);
  18. Transmite titlurile executorii (cu toate anexele: confirmare primire, P.V. afişare, etc), organelor de specialitate ale unităţilor administrativ-teritoriale în a căror rază teritorială domiciliază contravenientul persoană fizică sau, după caz, îşi are domiciliul fiscal contravenientul persoană juridică, în vederea executării silite;
  19. Înregistrează ordinele de plată, chitanţele şi confirmările de debit în registrul de evidenţă; Procedează la înregistrarea acestora în softul de evidență a proceselor verbale;
  20. Asigură preluarea și transmiterea corespondenței prin poștă, curierat rapid, sau poşta specială, în colaborare directă cu secretariatul;
  21. Preia de la șeful de birou, prin delegare de autoritate, unele sarcini trasate;
  22. Comunică persoanelor abilitate, situațiile de depistare a unor persoane urmărite local sau general, precum și a celor cu interdicția prezenței în localitate, în vederea anunțării autorităților competente, pentru luarea măsurilor ce se impun;
  23. Îndeplinește orice alte atribuții primite de la șeful ierarhic superior, atribuții stabilite prin legi sau acte administrative ale autorităților administrației publice centrale și locale;
  24. Comunică, de îndată, în scris, organelor abilitate datele cu privire la aspectele de încălcare a legii, altele decât cele stabilite în competența sa, de care a luat cunoștință cu ocazia îndeplinirii misiunilor și activităților specifice.
  25. Primeşte, înregistrează, repartizează, predă şi ţine evidenţa corespondenţei interne şi externe, respectiv redactează documentele aferente domeniului şi le transmite la destinatari prin fax, poştă, e-mail, etc.;
  26. Preia şi direcţionează apelurile telefonice, iar dacă persoana solicitată este ocupată / lipseşte, preia eventualele mesaje şi le transmite ulterior sau direcţionează apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema;
  27. Asigură o bună comunicare cu toate departamentele instituției şi transmite corect şi în timp util informaţiile;
  28. Programează și urmărește programul de audiențe; întocmeşte şi ţine evidenţa ordinelor de deplasare (delegaţii) ale angajaţilor instituţiei; păstreză evidenţa tuturor hotărârilor consiliului local şi a deciziilor conducerii, asigurând comunicarea acestora;
  29. Urmăreşte menţinerea în stare de funcţionare a instalaţiilor tehnice de pază şi alarmare, sesizând imediat formaţiunea de lucru şi conducerea în cazul apariţiei unor defecţiuni;
  30. Centralizează, redactează şi ţine evidenţa răspunsurilor formulate pe baza rapoartelor întocmite de poliţiştii locali din serviciile operative (ordine şi linişte publică, circulaţie pe drumurile publice, etc.) la sesizările instituţiilor publice, referitoare la activitatea/atribuţiile institutie;
  31. Centralizează, redactează şi ţine evidenţa răspunsurilor formulate pe baza rapoartelor întocmite de poliţiştii locali din serviciile operative (ordine şi linişte publică, circulaţie pe drumurile publice, etc.) la sesizările instituţiilor publice, referitoare la activitatea/atribuţiile Direcţiei Generale Poliţia Locală Arad;
  32. Centralizează, redactează şi ţine evidenţa răspunsurilor formulate pe baza rapoartelor întocmite de poliţiştii locali din serviciile operative (ordine şi linişte publică, circulaţie pe drumurile publice, etc) la sesizările  cetăţenilor (persone fizice);